L’informativa privacy per un parrucchiere è un documento che spiega in modo chiaro quali dati personali dei clienti vengono raccolti (ad esempio nome, contatti, fotografie, preferenze e eventuali informazioni sanitarie rilevanti), perché vengono trattati e su quale base legale, come vengono conservati e protetti, per quanto tempo e con chi possono essere condivisi. Serve a garantire trasparenza e conformità alle norme sulla protezione dei dati (come il GDPR), a informare i clienti sui loro diritti (accesso, rettifica, cancellazione, opposizione) e a fornire i contatti del titolare del trattamento per richieste o reclami, così che il cliente possa decidere consapevolmente di usufruire del servizio.
Come scrivere Informativa privacy parrucchiere
Come esperto, ti spiego in modo dettagliato e completo quali informazioni deve contenere un’informativa privacy per un’attività di parrucchiere, nel rispetto del GDPR e della normativa italiana: l’informativa dovrebbe indicare con chiarezza l’identità del titolare del trattamento (ragione sociale o nome del professionista, indirizzo, recapiti telefonici, indirizzo email e, se presente, PEC) e il riferimento a un eventuale responsabile della proteione dei dati (DPO) o a un referente interno cui rivolgersi per esercitare i diritti. Deve descrivere in modo comprensibile e non tecnico le finalità del trattamento, spiegando perché vengono raccolti i dati (per erogare il servizio di parrucchiere, per gestire prenotazioni e pagamenti, per adempiere obblighi fiscali e contabili, per la sicurezza del locale tramite videosorveglianza, per inviare informazioni o promozioni se il cliente ha prestato il consenso, ecc.) e indicare la base giuridica per ciascuna finalità: esecuzione del contratto o misure precontrattuali, obbligo di legge, consenso dell’interessato, legittimo interesse del titolare (con esplicitazione del bilanciamento, ad esempio per la videosorveglianza o per la prevenzione di furti).
Occorre specificare le categorie di dati personali trattati: dati identificativi e di contatto (nome, telefono, email), dati relativi alle prestazioni (storico servizi, preferenze, eventuali note su allergie o condizioni della cute), dati per la fatturazione e contabili, dati di pagamento se temporaneamente trattati (con indicazione esplicita se i dati della carta non vengono conservati), immagini o foto utilizzate per portfolio o social (con richiesta separata di consenso se usate a fini promozionali), eventuali dati sensibili o particolari (per esempio informazioni sullo stato di salute o allergie) per i quali è necessario un trattamento con adeguata base giuridica e, spesso, il consenso esplicito. L’informativa deve anche chiarire se vengono raccolti dati di minori e come viene gestito il consenso dei genitori nel caso in cui si forniscano servizi a soggetti sotto i limiti di età previsti.
È importante indicare i destinatari o le categorie di destinatari dei dati: personale dello studio e collaboratori, consulenti esterni come commercialista o centro per la gestione pagamenti, fornitori di servizi IT e hosting, piattaforme di prenotazione e servizi cloud, nonché eventuali autorità pubbliche in caso di obbligo di legge. Se i dati vengono trasferiti verso paesi terzi al di fuori dell’Unione europea, l’informativa deve riportare l’esistenza di tali trasferimenti e le garanzie applicate (per esempio clausole contrattuali standard, decisione di adeguatezza, misure tecniche e organizzative).
Deve essere chiaramente indicato per quanto tempo saranno conservati i dati o, se impossibile indicarlo con precisione, i criteri usati per determinare il periodo di conservazione: ad esempio i documenti contabili per i termini previsti dalla normativa fiscale (tipicamente archiviazione per il periodo previsto dalla legge, che in Italia si estende a vari anni per finalità fiscali), le registrazioni di videosorveglianza solitamente per un periodo limitato e giustificato (salvo eventi eccezionali), le fotografie per marketing fino a revoca del consenso, i dati di clienti e preferenze fino a cessazione del rapporto e per il periodo necessario a gestire eventuali responsabilità o garanzie.
L’informativa deve descrivere i diritti dell’interessato e le modalità per esercitarli: diritto di accesso, rettifica, cancellazione (diritto all’oblio), limitazione del trattamento, opposizione al trattamento, portabilità dei dati quando applicabile, nonché il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Devono essere indicate le modalità pratiche per esercitare tali diritti (es. richiesta via email ordinaria, PEC o lettera) e i termini entro cui il titolare risponderà (normalmente entro un mese, eventualmente prorogabile per complessità). Va altresì ricordato il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente, indicando che l’interessato può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali e fornendo il riferimento al sito istituzionale per ulteriori informazioni.
L’informativa deve chiarire se il conferimento di dati è obbligatorio o facoltativo e quali sono le conseguenze in caso di rifiuto: ad esempio la comunicazione dei dati necessari per l’esecuzione della prestazione è indispensabile per ricevere il servizio; il mancato conferimento impedisce pertanto l’erogazione. Per le finalità di marketing, promozione e profilazione è invece necessario ottenere un consenso separato e specifico, spiegando che il consenso è libero, revocabile e non influisce sulla possibilità di ricevere le prestazioni principali. Se vengono effettuate attività di profilazione o decisioni automatizzate che producono effetti significativi, l’informativa deve spiegare l’esistenza di tali processi, la logica sottostante e le conseguenze previste per l’interessato.
Deve essere fornita una descrizione, in termini generali, delle misure tecniche e organizzative adottate per proteggere i dati: controlli di accesso, autenticazione, backup sicuri, cifratura dei dati sensibili, conservazione in armadi chiusi per i documenti cartacei, gestione sicura dei dispositivi e formazione del personale, nonché la politica in caso di data breach e le modalità con cui gli interessati saranno informati qualora sia necessario. Nel caso in cui il parrucchiere utilizzi servizi esterni (software di prenotazione, gestionali, piattaforme di pagamento, social network) è bene indicare che tali fornitori trattano i dati come responsabili del trattamento e che esistono rapporti contrattuali che ne disciplinano la sicurezza e le finalità.
Infine, l’informativa deve essere redatta in modo chiaro, comprensibile e facilmente accessibile, resa disponibile al momento della raccolta dei dati (in forma cartacea nel salone o digitale via sito/booking), aggiornata in caso di modifiche significative e, se si usano cookie sul sito web, corredata da una policy cookie separata o integrata che spieghi tipologie di cookie, finalità e modalità di consenso e revoca. Fornire esempi concreti all’interno dell’informativa aiuta il cliente a comprendere meglio come saranno trattati i suoi dati, rafforzando trasparenza e fiducia nel servizio.
Esempio Informativa privacy parrucchiere
Titolare del trattamento: _______________ con sede legale in _______________, CF/P.IVA _______________, email _______________, PEC _______________, tel _______________.
Responsabile della protezione dei dati (DPO), se nominato: _______________, email _______________, tel _______________.
Tipologie di dati trattati
– Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo, e-mail, numero di telefono, CF/P.IVA (se forniti) _______________.
– Dati relativi al rapporto contrattuale e alle prestazioni fornite: appuntamenti, servizi richiesti, storico dei trattamenti, note tecniche (es. trattamento chimico, allergie, preferenze) _______________.
– Dati di pagamento (se raccolti direttamente): estremi di pagamento, ricevute, dati necessari per la fatturazione _______________.
– Dati sanitari particolari rilevanti per il servizio (es. allergie, condizioni del cuoio capelluto) trattati solo con esplicito consenso o quando strettamente necessario per la prestazione _______________.
– Immagini/foto o video scattati per finalità promozionali solo con consenso esplicito _______________.
– Dati di navigazione/strumenti di prenotazione online e cookie (se applicabile) _______________.
Finalità del trattamento e base giuridica
– Esecuzione del contratto e gestione dell’appuntamento: base giuridica art.6(1)(b) GDPR _______________.
– Adempimenti fiscali, contabili e obblighi di legge: base giuridica art.6(1)(c) GDPR _______________.
– Gestione dei pagamenti e delle eventuali contestazioni: art.6(1)(b) e art.6(1)(f) GDPR (interesse legittimo) _______________.
– Comunicazioni di servizio e informazioni relative all’appuntamento: art.6(1)(b) GDPR _______________.
– Marketing diretto (newsletter, promozioni) previa acquisizione del consenso: art.6(1)(a) GDPR _______________.
– Trattamento di dati sanitari ove necessario per la prestazione: art.9(2)(a) e/o altre basi normative previste dalla legge, previo consenso esplicito ove richiesto _______________.
– Videosorveglianza per sicurezza dei locali: interesse legittimo bilanciato con diritti degli interessati e indicazioni normative locali _______________.
Modalità di trattamento
I dati sono trattati con strumenti cartacei, informatici e telematici, adottando misure tecniche e organizzative adeguate per garantirne la riservatezza, l’integrità e la disponibilità. Sono previste misure quali accessi autenticati, backup, cifratura ove necessario e formazione del personale _______________.
Comunicazione e diffusione dei dati
I dati potranno essere comunicati, per le rispettive finalità, a:
– Responsabili esterni/fornitori per servizi informatici e gestionale/prenotazioni: _______________.
– Consulenti professionali (es. commercialista), studi associati e fornitori di servizi contabili: _______________.
– Istituti di credito e sistemi di pagamento: _______________.
– Autorità pubbliche in adempimento di obblighi di legge: _______________.
I dati non saranno diffusi pubblicamente salvo diversi specifici consensi dell’interessato (es. pubblicazione foto/promozioni) _______________.
Trasferimenti verso paesi terzi
Eventuali trasferimenti di dati verso Paesi extra-UE/SEE saranno effettuati esclusivamente nel rispetto della normativa vigente (adeguate garanzie, decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard). Specificare eventuali paesi destinatari: _______________.
Periodo di conservazione
– Dati per finalità contrattuali e gestione appuntamenti: conservazione per _______________ (es. anni/mesi) dalla fine del rapporto.
– Dati contabili e fiscali: conservazione per _______________ (obbligo di legge).
– Dati per finalità di marketing: fino a revoca del consenso o per _______________.
– Dati sanitari relativi a trattamenti effettuati: conservazione per _______________.
– Registrazioni di videosorveglianza: conservazione per _______________ giorni, salvo diverse esigenze probatorie o obblighi di legge _______________.
Diritti dell’interessato
Lei ha il diritto di:
– ottenere l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati (quando applicabile) _______________;
– opporsi al trattamento per motivi legittimi o al marketing diretto _______________;
– revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca _______________;
– proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) _______________.
Per esercitare i diritti, inviare richiesta via e-mail a: _______________ oppure via PEC a: _______________. Se nominato, è possibile contattare il DPO all’indirizzo: _______________.
Conseguenze del rifiuto a fornire dati
Il conferimento dei dati è necessario per la esecuzione del contratto e per l’adempimento degli obblighi di legge: il mancato conferimento comporta l’impossibilità di erogare il servizio richiesto (es. effettuare il trattamento, emettere fattura) _______________. Per le comunicazioni promozionali il conferimento è invece facoltativo; il mancato consenso non determina conseguenze contrattuali ma impedirà l’invio di offerte e newsletter _______________.
Trattamento di categorie particolari di dati (es. dati sanitari, foto)
Il trattamento di dati sanitari o di immagini avverrà solo nei casi necessari per la prestazione o previo esplicito consenso dell’interessato. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento; la revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca _______________.
Misure di sicurezza
Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, divulgazioni, perdita o distruzione, incluso l’uso di sistemi di autenticazione, controlli di accesso, backup e aggiornamenti software _______________.
Modifiche all’informativa
Eventuali aggiornamenti della presente informativa saranno comunicati attraverso idonei mezzi (es. pubblicazione in sede o sul sito web). Data ultimo aggiornamento: _______________.
Informazioni aggiuntive e contatti
Per ulteriori informazioni sul trattamento dei Suoi dati o per esercitare i Suoi diritti, contattare il Titolare all’indirizzo e-mail: _______________ o telefono: _______________.