Il registro iva acquisti è un libro sul quale le aziende hanno l’obbligo di annotare gli acquisti effettuati sul territorio italiano, per i quali è stata rilasciata la fattura commerciale o bolletta doganale da parte dei fornitori. Una volta, questi registri dovevano essere bollati e vidimati presso l’ufficio iva o da un notaio, invece dall’anno 2001 tale operazione non è più obbligatoria ad eccezione per i libri sociali.
Sul frontespizio del registro bisogna annotare il nome della ditta, la sede, il numero di partita iva ed il codice fiscale; mentre nell’ultima pagina il nome della ditta, la sede, il numero delle pagine di cui è composto (pag da 1 a 23) la data di inizio attività e timbro. Dopo queste operazioni preliminari ma fondamentali per non incorrere in sanzioni fiscali (omissione di uno o più elementi citati potrebbe creare problemi e sanzioni) si può procedere alla trascrizione delle fatture ricevute.
Le fatture degli acquisti devono essere numerate progressivamente in base alla data di emissione. Esempio, se riceviamo una fattura con data 12 febbraio ed un’altra con data 20 febbraio bisogna attribuire alla prima il numero 1 e alla seconda il numero 2 e così via. Poi, mettiamo la data di registrazione, data del documento, il numero progressivo della fattura, il nome della ditta fornitrice e soprattutto separiamo l’imponibile dall’iva distinguendola in base all’aliquota. Per quanto riguarda la compilazione di questi documenti, è possibile vedere questa guida sul sito Lafattura.net.
Risulta essere importante separare le operazioni esenti da iva (scheda carburante art.10); le operazioni non imponibili (le esportazioni per le quali non si paga l’iva art.8), operazioni escluse (valori bollati art. 2). Le fatture acquisti, devono essere registrate entro i termini utili per la dichiarazione annuale dell’iva (16 febbraio) ove mai una fattura arrivasse dopo tale periodo, la detrazione potrà essere spostata all’anno successivo.
Le fatture acquisti ed i registri devono essere conservati per dieci anni presso la sede per, eventuali controlli fiscali. Alla fine di ogni mese o di ogni trimestre (a secondo del volume di affari) si sommerà l’iva sugli acquisti in base alle diverse aliquote e l’importo risultante rappresenterà l’iva che l’azienda avrà a suo credito e che compenserà con quella a debito che risulterà dal registro dei corrispettivi.