Il codice etico aziendale è un documento che esplicita valori, principi e regole di comportamento cui devono attenersi dirigenti e dipendenti nell’esercizio delle loro funzioni; funge da bussola morale per le decisioni quotidiane e per i rapporti con clienti, fornitori, azionisti e comunità. Serve a prevenire conflitti d’interesse e condotte illecite, a definire responsabilità e procedure di segnalazione, e a consolidare la reputazione e la fiducia verso l’esterno, favorendo una cultura aziendale coerente e conforme a norme legali e standard etici.
Come scrivere Codice etico aziendale
Un Codice etico aziendale deve spiegare con chiarezza e in termini semplici lo scopo e i principi che guidano l’azienda, specificando perché il codice esiste, quali valori intende promuovere e come questi valori si traducono in comportamenti concreti attesi da tutte le persone che lavorano per o con l’organizzazione. Dev’essere esplicitato l’ambito di applicazione, indicando a chi si applica il codice — dipendenti a tempo pieno, part time, consulenti, collaboratori esterni, dirigenti, membri del consiglio, controllate e, nella misura pertinente, fornitori e partner commerciali — e come si applica in contesti internazionali, prevedendo indicazioni su come conciliare norme locali con i principi del codice nei casi di conflitto tra regolamenti locali e gli standard etici aziendali. La definizione dei termini chiave deve essere immediatamente comprensibile per evitare ambiguità su concetti come “interesse personale”, “informazione confidenziale”, “corruzione” o “conflitto di interesse”.
Il testo deve tradurre i valori aziendali in principi operativi: regole e orientamenti relativi al rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili, alla lotta contro la corruzione, alle pratiche di dono e ospitalità, al divieto di pagamenti illeciti o di favori impropri, alla gestione dei conflitti di interesse e all’obbligo di informare l’azienda quando sorgono situazioni che possano compromettere l’imparzialità decisionale. Devono essere indicate le regole sulla correttezza e trasparenza della rendicontazione finanziaria e contabile, l’obbligo di conservare documentazione verificabile e l’uso appropriato delle risorse aziendali, oltre alle regole relative al trading di informazioni privilegiate e alla protezione degli asset intangibili come la proprietà intellettuale e i segreti aziendali.
Il codice deve affrontare in modo chiaro la tutela della riservatezza e la protezione dei dati personali, specificando obblighi e responsabilità in materia di privacy e cybersecurity, compresi i comportamenti attesi nell’uso di sistemi informatici, e delle comunicazioni aziendali e professionali, compresi i social media. È importante definire le norme sul rispetto delle persone in azienda: politiche di non discriminazione, prevenzione delle molestie, promozione dell’inclusione, obblighi in materia di salute, sicurezza sul lavoro e benessere organizzativo. Accanto a questi aspetti deve comparire l’impegno aziendale verso la responsabilità sociale e ambientale, con indicazioni pratiche sul comportamento in termini di sostenibilità, gestione dei rifiuti, efficienza energetica e riduzione dell’impatto ambientale.
Per rendere operativo il codice, è indispensabile descrivere i canali e le procedure per segnalare violazioni o dubbi etici, garantendo più modalità di contatto (ad esempio canale interno, funzione di compliance, servizio di whistleblowing) e spiegando come sono gestite le segnalazioni, i tempi di risposta, la riservatezza delle informazioni e le misure di protezione dal rischio di ritorsione nei confronti dei segnalanti. Devono essere dettagliate le modalità d’indagine delle segnalazioni, i criteri per l’avvio di procedimenti disciplinari, le possibili sanzioni e le procedure per la risoluzione di controversie, oltre alle garanzie di imparzialità e al diritto alla difesa delle persone coinvolte. È utile includere anche indicazioni pratiche su come chiedere chiarimenti e richiedere consulenza etica prima di intraprendere attività potenzialmente problematiche.
Il Codice etico deve altresì precisare ruoli e responsabilità: la responsabilità primaria della direzione e del consiglio nel promuovere e dare esempio, il ruolo della funzione compliance o dell’ufficio etico nel monitoraggio e nell’aggiornamento del codice, nonché gli obblighi individuali di ogni collaboratore. La governance della conformità andrà descritta, indicando chi prende decisioni, chi approva eventuali deroghe motivate, come vengono formalizzate e documentate le autorizzazioni eccezionali e con quali limiti temporali e soggetti responsabili. Devono essere incluse indicazioni sui processi di due diligence per terzi, procedure di selezione e monitoraggio dei fornitori, requisiti contrattuali etici da inserire negli accordi commerciali e meccanismi per sospendere relazioni commerciali in caso di violazioni gravi.
Per favorire la comprensione e l’applicabilità, il codice dovrebbe offrire esempi concreti, casi pratici e risposte a domande frequenti che illustrino come applicare i principi nella vita quotidiana di lavoro, oltre a stabilire obblighi formativi continui e piani di comunicazione interna che assicurino che il documento sia effettivamente conosciuto e integrato nei processi HR, nella valutazione delle performance e nei sistemi di incentivi. È fondamentale prevedere meccanismi di monitoraggio e misurazione dell’efficacia del codice attraverso audit periodici, indicatori di compliance e reportistica al vertice, nonché un piano di revisione e aggiornamento formale che precisi periodicità, responsabilità e modalità di approvazione delle revisioni in relazione ai cambiamenti normativi, operativi o reputazionali.
Infine, il Codice etico deve essere un documento vivo: deve contenere informazioni pratiche su dove trovare il testo aggiornato, i riferimenti normativi rilevanti, i contatti per richieste e segnalazioni e la data di adozione o ultima revisione. La formulazione deve essere coerente con la cultura aziendale ma sufficientemente rigorosa da resistere alle ambiguità, adottando uno stile accessibile che faciliti l’applicazione quotidiana e la decisione etica nei casi complessi, e prevedendo l’impegno formale della leadership a promuoverne l’osservanza e a garantire che eventuali violazioni siano gestite con rigore e trasparenza.
Esempio Codice etico aziendale
Premessa
La presente dichiarazione stabilisce i principi etici e le regole di condotta cui devono attenersi tutti coloro che operano in nome e per conto di _______________. Il Codice definisce valori, responsabilità e comportamenti attesi per garantire integrità, trasparenza e rispetto delle normative vigenti.
Scopo e ambito di applicazione
Il Codice si applica a:
– tutti i membri degli organi sociali di _______________;
– tutti i dipendenti, a tempo determinato e indeterminato, di _______________;
– collaboratori esterni, consulenti, fornitori e partner commerciali che intrattengono rapporti con _______________.
Eventuali eccezioni o deroghe devono essere autorizzate per iscritto da _______________.
Valori fondamentali
1. Integrità e onestà: operare con correttezza, evitando comportamenti fraudolenti o ingannevoli.
2. Legalità: rispettare tutte le leggi, i regolamenti e le normative applicabili.
3. Trasparenza: mantenere chiarezza nelle decisioni e nelle comunicazioni aziendali.
4. Rispetto e dignità: promuovere un ambiente di lavoro inclusivo e privo di discriminazioni.
5. Responsabilità sociale e sostenibilità: considerare l’impatto sociale e ambientale delle attività aziendali.
6. Tutela della riservatezza: proteggere le informazioni confidenziali di _______________ e dei suoi stakeholder.
Comportamenti attesi
– Agire sempre in conformità con la legge e con i regolamenti interni di _______________.
– Evitare conflitti di interesse e segnalare tempestivamente qualsiasi situazione che possa darne luogo a _______________.
– Non accettare né offrire indennità, regali o vantaggi che possano compromettere l’imparzialità o che risultino inappropriati rispetto alla relazione professionale; eventuali regali di valore simbolico o promozionale devono essere preventivamente autorizzati da _______________.
– Mantenere un comportamento professionale e rispettoso nei confronti di colleghi, clienti, fornitori e terze parti.
– Utilizzare le risorse aziendali (computer, strumenti, veicoli, informazioni) esclusivamente per finalità connesse all’attività lavorativa, salvo diversa autorizzazione di _______________.
Conflitti di interesse
– È obbligo di ciascuno segnalare immediatamente al proprio responsabile o a _______________ qualsiasi interesse personale, diretto o indiretto, che possa influenzare le decisioni aziendali.
– Le situazioni di conflitto potranno richiedere astensione dall’attività decisionale o altre misure preventive disposte da _______________.
Anticorruzione e rapporti con la pubblica amministrazione
– È vietata qualsiasi forma di corruzione, concussione, estorsione o induzione indebita in ambito pubblico e privato.
– Nelle relazioni con enti e funzionari pubblici è vietato offrire o promettere vantaggi economici o di altro genere. Qualsiasi contatto con la pubblica amministrazione deve essere preventivamente comunicato a _______________.
Regali, ospitalità e sponsorizzazioni
– I regali e le forme di ospitalità devono essere compatibili con le normative interne e non devono compromettere l’indipendenza di giudizio.
– Ogni sponsorizzazione o contributo a terzi deve essere documentato e autorizzato da _______________.
Trasparenza contabile e gestione delle informazioni finanziarie
– Tutte le operazioni aziendali devono essere registrate correttamente e tempestivamente nei sistemi contabili di _______________.
– È vietata qualsiasi manomissione della documentazione contabile o delle registrazioni finanziarie.
Tutela della riservatezza e protezione dei dati
– Le informazioni riservate di _______________, dei suoi clienti e dei partner devono essere protette con la massima attenzione.
– Il trattamento dei dati personali dovrà essere effettuato nel rispetto della normativa vigente e delle policy aziendali; il Responsabile della Protezione dei Dati è _______________.
Uso dei sistemi informatici e comunicazione digitale
– L’utilizzo di strumenti informatici e delle credenziali aziendali deve avvenire in conformità alle policy di sicurezza di _______________.
– È vietato l’uso dei canali aziendali per diffondere contenuti offensivi, discriminatori o che possano danneggiare l’immagine dell’azienda.
Salute, sicurezza e ambiente
– _______________ si impegna a garantire condizioni di lavoro sicure e a promuovere la salute dei dipendenti.
– Tutti devono rispettare le procedure di sicurezza e segnalare situazioni di rischio a _______________.
– L’azienda promuove pratiche sostenibili per ridurre l’impatto ambientale; ciascuno è chiamato a contribuire attivamente.
Relazioni con clienti, fornitori e partner
– I rapporti commerciali devono essere basati su correttezza, trasparenza e rispetto degli impegni contrattuali.
– La selezione e la gestione dei fornitori avviene secondo criteri di qualità, economicità, etica e conformità normativa. Eventuali violazioni da parte di fornitori devono essere segnalate a _______________.
Non discriminazione e rispetto della persona
– _______________ proibisce ogni forma di discriminazione, molestia o abuso basata su genere, età, etnia, religione, orientamento sessuale, disabilità o altre caratteristiche personali.
– Ogni comportamento discriminatorio dovrà essere prontamente segnalato e sarà soggetto a provvedimenti disciplinari.
Whistleblowing e canali di segnalazione
– È istituito un canale sicuro e riservato per segnalare violazioni del Codice: _______________ (e-mail: _______________, telefono: _______________, piattaforma: _______________).
– Le segnalazioni possono essere anonime salvo diversa previsione normativa; è garantita la protezione del segnalante da ritorsioni.
– Le segnalazioni saranno oggetto di verifica e di indagine secondo le procedure previste da _______________.
Controlli, sanzioni disciplinari e responsabilità
– La violazione del Codice costituisce inadempimento degli obblighi contrattuali e potrà comportare sanzioni disciplinari, fino al licenziamento e/o azioni legali.
– Eventuali profili di responsabilità penale o amministrativa saranno perseguiti nei termini di legge.
Formazione e diffusione
– _______________ garantisce la diffusione del Codice a tutti gli interessati e promuove attività di formazione periodica per assicurare la conoscenza e l’applicazione dei principi in esso contenuti.
– Ogni dipendente è tenuto a partecipare alle iniziative formative obbligatorie organizzate da _______________.
Ruoli e responsabilità per l’attuazione
– Il Consiglio di Amministrazione di _______________ è responsabile dell’adozione e della revisione del Codice.
– Il Responsabile del rispetto del Codice è _______________, contattabile a _______________.
– I responsabili di funzione devono vigilare sull’applicazione del Codice nell’ambito delle rispettive competenze.
Procedure di controllo e audit
– Sono previste verifiche periodiche per valutare l’efficacia delle misure adottate e il rispetto del Codice; gli audit possono essere effettuati da _______________ o da soggetti esterni incaricati.
Revisione del Codice
– Il Codice sarà riesaminato e aggiornato periodicamente; la versione aggiornata sarà approvata da _______________ in data _______________.
Norme di rinvio e incompatibilità
– Per quanto non espressamente previsto dal presente Codice si fa riferimento allo Statuto sociale, al Regolamento interno e alla normativa vigente.
– In caso di conflitto tra disposizioni normative e quanto previsto dal Codice, prevalgono le norme di legge; in ogni caso _______________ adotterà ogni misura necessaria per allineare il comportamento aziendale ai principi del Codice.
Definizioni
– Per “Informazione riservata” si intende: _______________.
– Per “Conflitto di interesse” si intende: _______________.
– Per “Segnalante” si intende: _______________.
Entrata in vigore
– Il presente Codice entra in vigore a decorrere dal _______________.
Contatti e informazioni
– Sede legale: _______________
– Indirizzo: _______________
– Pec: _______________
– Telefono centrale: _______________
– Ufficio competente per il Codice: _______________ (email: _______________)
Approvazione e sottoscrizione
Il presente Codice è stato approvato da _______________ in data _______________.
Sottoscrizione:
Per _______________
Nome e cognome: _______________
Ruolo: _______________
Data: _______________
Firma: _______________