Il regolamento visitatori azienda è un documento che definisce regole e procedure per l’accesso, la permanenza e il comportamento delle persone esterne all’interno dei locali aziendali. Serve a garantire la sicurezza di persone e beni, la tutela della riservatezza e dei dati sensibili, la conformità a obblighi normativi e la gestione ordinata dei flussi, stabilendo obblighi di registrazione e identificazione, limitazioni di accesso, obblighi di accompagnamento e istruzioni per le emergenze, in modo da ridurre rischi e responsabilità per l’azienda.
Come scrivere Regolamento visitatori azienda
Un regolamento per i visitatori di un’azienda deve descrivere in modo chiaro e comprensibile lo scopo e l’ambito di applicazione, specificando che si applica a tutti i soggetti esterni che accedono ai locali aziendali per visite, incontri, servizi, lavori di manutenzione o consegne, includendo eventuali eccezioni. Devono essere fornite definizioni operative dei diversi tipi di visitatori (ospiti, fornitori, appaltatori, corrieri, giornalisti, visitatori estemporanei, gruppi e minori) per differenziare i livelli di controllo e gli obblighi a loro carico. La procedura di accesso va descritta passo passo in forma narrativa: modalità di prenotazione o pre-registrazione, informazioni richieste al momento della registrazione (identità, azienda di appartenenza, persona da incontrare, motivo e durata della visita), modalità di accoglienza alla reception, rilascio e esposizione del badge temporaneo, obbligo di firma del registro o utilizzo del sistema digitale di check-in, consegna delle regole di condotta e presa visione delle informative rilevanti. Occorre dettagliare le misure di identificazione e controllo degli accessi, incluse le tipologie di badge (colorazioni o codici differenti secondo il profilo), limiti di validità oraria, procedure per smarrimento o danneggiamento del badge e modalità di restituzione al termine della visita con registrazione dell’uscita.
Devono essere specificate le regole comportamentali e di sicurezza che il visitatore è tenuto a rispettare: obbligo di essere accompagnato dove previsto, divieto di accedere a determinate aree senza autorizzazione o DPI necessari, prescrizioni sull’uso di dispositivi di protezione personale, divieto di fumare e di introdurre sostanze proibite, limitazioni su fotografie, riprese e uso di dispositivi elettronici, norme sull’utilizzo delle reti Wi‑Fi guest e sui device aziendali, obblighi relativi al rispetto della riservatezza e del segreto industriale con indicazione delle eventuali misure di protezione dati e richieste di sottoscrizione di NDAs quando necessario. È importante includere le regole specifiche per appaltatori e fornitori che svolgono lavori in sito, descrivendo l’obbligo di fornire documentazione di sicurezza preventiva come valutazioni dei rischi, piani operativi, certificazioni, formazione specifica, permessi di lavoro, attività di coordinamento e di svolgere eventuali briefing (toolbox talk) prima dell’ingresso in area operativa.
La parte relativa a salute e sicurezza deve spiegare le principali procedure di emergenza e comportamento previsto in caso di incendio, evacuazione, incidente o infortunio: individuazione delle vie e dei punti di raccolta, segnali di allarme, numeri di emergenza interni, modalità di richiesta di primo soccorso, obbligo di segnalazione immediata di incidenti e rischi osservati. Devono essere indicate eventuali misure sanitarie obbligatorie o raccomandate, controlli di accesso in caso di situazioni epidemiche, e procedure per gestire visitatori con esigenze particolari o disabilità, comprese le forniture di supporto e le informazioni di contatto per l’assistenza. La policy dovrebbe inoltre disciplinare il controllo di borse e veicoli, eventuali procedure di ispezione, aree di parcheggio riservate, e regole per la circolazione e la sosta sulle aree aziendali.
La conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali è un elemento centrale: il regolamento deve spiegare quale tipologia di dati viene raccolta al momento della registrazione, la base giuridica del trattamento, le finalità (sicurezza degli accessi, gestione delle visite, adempimenti legali), il periodo di conservazione dei dati, le misure di sicurezza adottate, i soggetti eventualmente autorizzati ad accedere alle informazioni e i diritti dei visitatori (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione). Devono essere indicate modalità pratiche per esercitare tali diritti e i riferimenti del responsabile del trattamento o del DPO per richieste e reclami.
Va prevista la disciplina delle responsabilità e delle conseguenze in caso di violazioni: precisazione delle responsabilità civili e penali in capo al visitatore, limiti di responsabilità aziendali, obbligo di sottoscrizione di dichiarazioni o assunzioni di responsabilità se richiesto, criteri per sospendere o revocare l’accesso, modalità di gestione dei casi di comportamento illecito (rimozione dalla sede, denuncia, segnalazione ai servizi di sicurezza) e possibili sanzioni interne. È opportuno includere norme specifiche per categorie sensibili di visitatori come minori, personale dei media, ispettori o autorità pubbliche, definendo autorizzazioni speciali e accompagnamento obbligatorio.
La parte operativa deve indicare come vengono documentate e conservate le tracce delle visite, con riferimento a eventuali sistemi elettronici, log cartacei, registri giornalieri e flussi di conservazione, nonché la procedura per l’estrazione dei dati in caso di incidenti o verifiche ispettive. Infine il regolamento dovrebbe indicare i contatti di riferimento per ogni esigenza (responsabile sicurezza, reception, responsabile del reparto ospitante), le modalità di aggiornamento del regolamento stesso, l’obbligo dei dipendenti aziendali di far rispettare le regole e le modalità di comunicazione preventiva delle regole ai visitatori prima dell’arrivo, in modo da garantire chiarezza, continuità e rispetto della normativa vigente.
Esempio Regolamento visitatori azienda
- Oggetto
Il presente regolamento disciplina l’accesso, la permanenza e il comportamento dei visitatori presso la sede di ___. - Campo di applicazione
Il regolamento si applica a tutte le persone non dipendenti di ___ che accedono alle sue sedi, impianti, aree produttive, uffici e relative pertinenze per motivi di lavoro, consulenza, visita commerciale, formazione, manutenzione o altra giustificata ragione. - Definizioni
- Visitatori: persone non assunte da ___ che accedono temporaneamente alla sede.
- Ospitante: dipendente o referente di ___ responsabile dell’accoglienza del visitatore.
- Aree riservate: zone che richiedono autorizzazione specifica per l’accesso.
- Autorizzazione all’accesso
L’accesso dei visitatori è consentito solo previa autorizzazione dell’Ospitante o del Responsabile indicato da . La richiesta di visita deve indicare: nome del visitatore, società di appartenenza, motivo della visita, data e orario previsti e deve essere inoltrata a entro ___ giorni lavorativi prima della visita. - Registrazione e identificazione
All’ingresso i visitatori devono:- Presentare un documento d’identità valido: tipo , numero .
- Compilare il registro visitatori o il sistema elettronico: nome e cognome , azienda , persona contattata/ospitante , motivo della visita , orario di entrata e uscita prevista .
- Ritirare e indossare il badge identificativo o il pass temporaneo fornito da (numero badge ).
- Accompagnamento e accesso alle aree
- I visitatori devono essere accompagnati dall’Ospitante o da personale autorizzato per tutta la durata della permanenza nelle aree non aperte al pubblico.
- L’accesso alle aree produttive, laboratori, magazzini e altri luoghi a rischio è consentito solamente se accompagnati e previa consegna dei dispositivi di protezione individuale (DPI) obbligatori.
- L’Ospitante è responsabile di informare il visitatore sui rischi presenti e sulle misure di prevenzione e protezione applicabili.
- Regole di comportamento
I visitatori sono tenuti a:- Rispettare le norme di sicurezza e le istruzioni impartite dal personale di ___.
- Mantenere un comportamento decoroso e professionale.
- Non fotografare, filmare o registrare senza preventiva autorizzazione scritta: richiesta a ___.
- Non accedere a sistemi informatici, reti, documenti o aree riservate se non espressamente autorizzati.
- Divieti
È vietato ai visitatori:- Entrare armati o portare sostanze pericolose salvo autorizzazione specifica ___.
- Fumare all’interno dei locali, salvo aree appositamente indicate.
- Trasportare o rimuovere materiali aziendali senza autorizzazione (elenco/segnalazione a ___).
- Svolgere attività professionale autonoma che non sia prevista nell’ambito della visita.
- Materiali e apparecchiature personali
- L’uso di dispositivi personali (computer portatili, tablet, smartphone, videocamere) è soggetto a restrizioni e deve essere autorizzato dall’Ospitante.
- L’introduzione di apparecchiature tecniche complesse (strumenti di misura, attrezzature di prova, supporti di memorizzazione) deve essere notificata in anticipo a ___ e può richiedere controlli di sicurezza.
- Privacy e riservatezza
- I visitatori devono rispettare le normative sulla protezione dei dati personali e gli obblighi di riservatezza relativi alle informazioni di ___ e dei suoi clienti.
- Eventuali informazioni acquisite durante la visita non possono essere divulgate o utilizzate per scopi diversi da quelli autorizzati. Per autorizzazioni o NDA contattare ___.
- Dispositivi di protezione individuale (DPI) e requisiti di sicurezza
- Dove richiesto, il visitatore deve indossare i DPI forniti da ___: esempio casco, occhiali, calzature antinfortunistiche, giubbotto ad alta visibilità.
- Il mancato uso dei DPI nei luoghi ove sono obbligatori comporta l’immediata interruzione della visita.
- Emergenze, primo intervento ed evacuazione
- I visitatori devono attenersi alle istruzioni per l’emergenza fornite dall’Ospitante o dal personale di sicurezza di ___ e seguire i percorsi di evacuazione indicati.
- In caso di incidente o malore il visitatore deve informare immediatamente l’Ospitante o il servizio di sicurezza al numero ___.
- Contatti di emergenza del visitatore: nome , telefono .
- Responsabilità e assicurazione
- Il visitatore è responsabile dei propri comportamenti e di eventuali danni causati per negligenza o violazione del presente regolamento.
- L’eventuale copertura assicurativa per responsabilità civile è a carico di: visitatore/azienda visitatrice (specificare polizza e numero, se applicabile ).
- ___ non è responsabile per oggetti personali lasciati incustoditi salvo diversa pattuizione.
- Segnalazione di incidenti o osservazioni
Eventuali incidenti, quasi incidenti, condizioni pericolose o osservazioni devono essere segnalati entro ore all’Ospitante o al Servizio di Prevenzione e Protezione di . - Violazioni e sanzioni
- Il mancato rispetto del regolamento può comportare l’interruzione immediata della visita, la revoca dell’accesso temporaneo o l’allontanamento dalla sede.
- In caso di comportamenti che configurino responsabilità penale o civile, ___ si riserva di adire le vie legali.
- Trattamento dei dati personali
I dati raccolti durante la registrazione dei visitatori saranno trattati conformemente alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. Per informazioni sul trattamento contattare il Responsabile della Protezione dei Dati indicato da o consultare l’informativa disponibile presso . - Aggiornamenti del regolamento
Il presente regolamento può essere aggiornato da . Le versioni aggiornate saranno comunicate e rese disponibili presso . - Contatti per autorizzazioni e informazioni
Per autorizzazioni, richieste o chiarimenti contattare:- Ufficio accoglienza/reception: (telefono/email )
- Responsabile sicurezza/OSP: (telefono/email )
- Referente per visite e fornitori: (telefono/email )
- Dichiarazione di accettazione
Il sottoscritto visitatore dichiara di aver preso visione del presente regolamento, di comprenderne il contenuto e di accettarlo integralmente.Nome e cognome visitatore:
Azienda di appartenenza:
Documento d’identità (tipo e numero):
Data della visita:
Orario di ingresso:
Orario di uscita:
Persona ospitante:Firma del visitatore: Data:
Firma dell’Ospitante/Responsabile: Data: ___