La lettera di risoluzione del contratto di agenzia è un documento formale utilizzato per comunicare la cessazione di un accordo tra un’azienda e un agente commerciale. Questo tipo di contratto regola i rapporti tra le due parti, stabilendo i termini e le condizioni secondo cui l’agente agisce per conto dell’azienda, generalmente per promuovere e vendere i suoi prodotti o servizi. La lettera di risoluzione specifica le motivazioni della cessazione e i dettagli relativi alla chiusura del rapporto, come eventuali obblighi residui, tempi di preavviso e condizioni per la risoluzione. È importante che il contenuto della lettera sia chiaro e conforme alle clausole contrattuali e alle normative legali applicabili, per evitare potenziali controversie o malintesi.
Come scrivere una lettera di risoluzione contratto di agenzia
Scrivere una lettera di risoluzione del contratto di agenzia richiede attenzione e precisione, poiché si tratta di un documento formale che segna la fine di una collaborazione tra due parti. È essenziale che la lettera sia chiara, rispettosa e conforme alle condizioni stabilite nel contratto originale. L’obiettivo principale è comunicare in modo inequivocabile la volontà di terminare l’accordo, rispettando tutte le clausole e le tempistiche previste.
Dettagli del Contratto
Inizia identificando correttamente le parti coinvolte nel contratto: il nome completo dell’agente e della società, insieme alle rispettive informazioni di contatto. È cruciale includere una descrizione dettagliata del contratto che si intende risolvere, specificando il numero di riferimento o la data di stipula, per evitare qualsiasi ambiguità. Questa sezione stabilisce il contesto e assicura che entrambe le parti comprendano esattamente quale accordo si sta risolvendo.
Motivazioni della Risoluzione
Prosegui spiegando le ragioni alla base della decisione di risolvere il contratto. È importante essere sinceri ma diplomatici, evitando toni accusatori o emotivi. Le motivazioni possono variare: da una modifica delle strategie aziendali a problemi di performance dell’agente, o anche un cambiamento nelle condizioni di mercato. Qualunque sia la ragione, essa deve essere espressa in modo oggettivo e professionale, riflettendo il rispetto e la considerazione per l’altra parte.
Termini e Condizioni
Nella lettera, è fondamentale fare riferimento alle clausole specifiche del contratto originale che regolano la risoluzione. Questo include il periodo di preavviso richiesto e qualsiasi obbligo o procedimento che deve essere seguito per una risoluzione corretta. Se il contratto prevede penali o compensazioni in caso di risoluzione anticipata, queste devono essere chiaramente menzionate e gestite secondo quanto stabilito.
Concludi la lettera esprimendo gratitudine per la collaborazione avuta fino a quel momento. Un tono positivo nella chiusura può aiutare a mantenere buone relazioni per eventuali collaborazioni future. Anche se il rapporto contrattuale termina, l’importanza di mantenere un atteggiamento professionale e rispettoso non deve essere sottovalutata. Assicurati di includere i tuoi dati di contatto per eventuali chiarimenti o discussioni future, dimostrando disponibilità e apertura al dialogo.
La lettera di risoluzione deve essere inviata tramite un canale appropriato, come raccomandata con ricevuta di ritorno o posta elettronica certificata, per garantire che la comunicazione sia ufficialmente riconosciuta e registrata.
Esempio di risoluzione contratto di agenzia
Oggetto: Recesso / risoluzione del contratto di agenzia stipulato il ___ / ___ / ______
Spett.le __________________________,
con la presente comunico formalmente la volontà di recedere dal contratto di agenzia sottoscritto in data ___ / ___ / ______, registrato presso l’Agenzia delle Entrate di _____________ il ___ / ___ / ______ al n. ____________, ai sensi:
degli artt. 1742 – 1753 cod. civ.;
dell’art. ___ del contratto che disciplina il recesso;
di eventuali CCNL / Accordi Economici Collettivi (A.E.C.) di settore applicabili.
In conformità al periodo di preavviso di ______ (___) mesi previsto dal contratto/A.E.C., il rapporto cesserà a tutti gli effetti il ___ / ___ / ______.
Qualora preferiate interrompere anticipatamente la collaborazione, Vi invito a comunicarmelo per iscritto: in tal caso il periodo residuo sarà indennizzato in denaro, come stabilito dall’art. 1750 c.c.
Entro la data di efficacia:
-Consegnerò / ritirerete (barrare la voce corretta) ogni documentazione, listino, campionario, modulistica, dispositivi o altro materiale ricevuto in uso.
-Rendiconterò / rendiconterete le trattative in corso, trasmettendo l’elenco completo degli affari non ancora conclusi e lo stato di ciascuno.
-Regoleremo le provvigioni maturate fino alla cessazione e quelle sugli affari conclusi successivamente ma derivanti da attività pregresse, ex art. 1748 c.c.
-Emetteremo / emetterete la fattura riepilogativa delle provvigioni dovute, comprensive di I.V.A. se applicabile, entro ___ giorni.
-Restituirete / restituirò il tesserino identificativo e le eventuali credenziali di accesso ai sistemi informatici aziendali.
Qualora spettante, l’indennità di cessazione del rapporto sarà corrisposta entro ___ giorni dalla data di scioglimento, nella misura prevista dall’A.E.C. ___ / ___ / ______ ovvero, in assenza, dall’art. 1751 c.c.
Restano ferme le obbligazioni di riservatezza e l’eventuale patto di non concorrenza post-contrattuale di cui all’art. ___ del contratto, per la durata e l’ambito ivi previsti.
La presente viene inviata a mezzo _______________ e si considera ricevuta alla data certificata dal predetto mezzo.
Resto a disposizione per concordare le modalità operative della riconsegna e per ogni ulteriore adempimento. In difetto di riscontro, agirò a tutela dei miei diritti nelle sedi competenti.
Distinti saluti.
(firma autografa / firma digitale)