La lettera di risoluzione del contratto di locazione commerciale è un documento formale utilizzato per comunicare la volontà di terminare un contratto di locazione relativo a un immobile ad uso commerciale. Questo tipo di lettera deve includere informazioni essenziali come i dati delle parti coinvolte, i dettagli dell’immobile e la data in cui si intende interrompere la locazione. È fondamentale specificare le motivazioni che portano alla risoluzione del contratto, anche se in alcuni casi la semplice volontà di non continuare il rapporto locativo può essere sufficiente, a seconda delle clausole contrattuali. Solitamente, il contratto di locazione commerciale prevede un periodo di preavviso che deve essere rispettato, e la lettera di risoluzione serve anche a formalizzare questo preavviso. La lettera rappresenta un atto formale che tutela entrambe le parti, garantendo la chiusura del rapporto contrattuale in modo chiaro e legale, permettendo di evitare eventuali controversie future.
Come scrivere una lettera di risoluzione contratto di locazione commerciale
Scrivere una lettera di risoluzione di un contratto di locazione commerciale richiede attenzione ai dettagli e una comprensione chiara delle clausole contrattuali. Inizia con l’intestazione della lettera, che deve includere i tuoi dati personali o aziendali, come il nome, l’indirizzo e i recapiti telefonici o email. Subito sotto, inserisci i dati del destinatario, ossia il locatore o l’agenzia immobiliare responsabile della gestione del contratto. È fondamentale includere la data in cui la lettera viene redatta, poiché ciò stabilisce un punto di riferimento temporale per la comunicazione.
Riferimenti Contrattuali
Dopo l’intestazione, è importante riferirsi esplicitamente al contratto di locazione in questione. Indica il numero del contratto, la data di stipula e qualsiasi altra informazione rilevante che possa identificare univocamente il contratto. Questa sezione assicura che non vi siano ambiguità riguardo a quale accordo si stia facendo riferimento.
Motivazione della Risoluzione
Nella parte centrale della lettera, spiega chiaramente il motivo della risoluzione del contratto. Può essere utile far riferimento alle clausole specifiche del contratto che permettono tale risoluzione. Se la risoluzione è consensuale, sottolinea l’accordo tra le parti. Se invece è unilaterale, specifica le ragioni che ti portano a questa decisione, mantenendo un tono professionale e rispettoso. È essenziale dimostrare che la decisione è presa in buona fede e in conformità con le condizioni contrattuali.
Termini e Condizioni
Specifica i termini richiesti per la risoluzione, come il periodo di preavviso previsto dal contratto. Indica chiaramente la data in cui intendi lasciare i locali e qualsiasi altra condizione che hai intenzione di rispettare, come la restituzione delle chiavi o la verifica dello stato dell’immobile. Se ci sono obblighi finanziari, come il pagamento di eventuali penali, tali dettagli devono essere chiaramente delineati.
Richieste e Comunicazioni Finali
Concludi la lettera con eventuali richieste di comunicazione, come la conferma scritta della ricezione della lettera e dell’accettazione dei termini di risoluzione. Può essere utile fornire i tuoi recapiti per facilitare un dialogo aperto e collaborativo con il locatore. Infine, ringrazia il locatore per la collaborazione e il supporto ricevuto durante la durata del contratto, mantenendo un tono cortese e professionale.
Termina la lettera con una formula di saluto appropriata, come “Distinti saluti” o “Cordiali saluti”, seguita dalla tua firma. Se la lettera è redatta su carta intestata aziendale, includi anche il timbro dell’azienda, se necessario. Assicurati di conservare una copia della lettera per i tuoi archivi e invia l’originale tramite un mezzo che fornisca una ricevuta di ritorno, come una raccomandata con ricevuta di ritorno, per avere una prova documentata della consegna.
Esempio di risoluzione contratto di locazione commerciale
Oggetto: Recesso anticipato dal contratto di locazione ad uso commerciale – art. 27, co. 8, Legge 392/1978
Egregio Sig./Spett.le ________________,
il/La sottoscritto/a ______________________________________, in qualità di conduttore dell’immobile sito in ______________________________ (di seguito “Immobile”), locato con contratto stipulato in data ___ / ___ / ____ e registrato presso l’Agenzia delle Entrate – Ufficio di __________________ – al n. Registro ________________, comunica formalmente il proprio recesso anticipato ai sensi dell’art. 27, comma 8, della Legge 27 luglio 1978, n. 392, per gravi motivi di seguito indicati:
[descrivere sinteticamente i motivi sopravvenuti che rendono antieconomica o impossibile la prosecuzione dell’attività, ad es. calo strutturale di fatturato, mutate esigenze organizzative, trasferimento sede, ecc.]
Con la presente, pertanto, il contratto cesserà con effetto dalle ore 24:00 del giorno ___ / ___ / 20___, decorso il termine di sei mesi di preavviso previsto dalla norma citata.
A tal fine:
entro tale data l’Immobile verrà riconsegnato libero da persone e cose, in buono stato locativo, fatte salve le fisiologiche usure d’uso;
verranno riconsegnate tutte le chiavi in Suo possesso, previa redazione di apposito verbale di riconsegna;
si richiede il rimborso del deposito cauzionale, maggiorato degli interessi legali maturati fino alla data di effettiva restituzione, detratte eventuali somme dovute per oneri documentati;
resta ferma la disponibilità a concordare un sopralluogo congiunto per la verifica dello stato dei luoghi.
Si indicano come recapiti per ogni comunicazione: tel. ____________ e-mail/PEC ________________.
Confidando in una gestione collaborativa della fase di rilascio, si porgono distinti saluti.
______________________________
(Firma del Conduttore)
Allegati (se opportuno):
– copia del contratto di locazione;
– documentazione a sostegno dei gravi motivi;
– altra eventuale corrispondenza rilevante.